Privacy en bescherming van persoonsgegevens
Stichting KunstenHuis Idea (hierna: KunstenHuis Idea) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement lees je welke persoonsgegevens wij verwerken en waarom, en hoe wij deze verwerken, bewaren en beveiligen. Ook vind je hier hoe wij omgaan met beeldmateriaal, met externe verwerkers en cookies.
Vragen en/of opmerkingen
Heb je een vraag of opmerking over de privacyverklaring van KunstenHuis Idea? Dan kun je ten alle tijden contact met ons opnemen door te mailen naar info@kunstenhuisidea.nl.
1. ALGEMEEN
Privacywetgeving (GDPR/AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op KunstenHuis Idea. Hieronder lees je hoe KunstenHuis Idea omgaat met jouw gegevens.
Privacy statement en privacy beleid
In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KunstenHuis Idea.
2. JOUW PERSOONSGEGEVENS
Wat zijn persoonsgegevens?
Dit zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd en IBAN. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Of je voornaam samen met je geboortedatum. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Zo ook KunstenHuis Idea.
Van wie verwerkt Kunstenhuis Idea persoonsgegevens?
Kunstenhuis Idea verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Cursisten en/of ouders, theaterbezoekers, medewerkers en vrijwilligers van het KunstenHuis.
- Mensen die interesse tonen in het volgen van een cursus of die ooit cursist zijn geweest.
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
- Mensen die een bibliotheekabonnement bij ons hebben voor zichzelf of voor bijvoorbeeld hun kinderen.
- Mensen die meedoen aan projecten die KunstenHuis Idea organiseert.
Hoe gaat KunstenHuis Ideea met jouw persoonsgegevens om?
Bewaartermijn
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan 5 jaar voor normaal gebruik binnen KunstenHuis Idea of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Uitzondering zijn gegevens die noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht, zoals financiële gegevens voor de belastingdienst. Hiervoor staat 7 jaar als wettelijke bewaartermijn.
Beveiliging
Wij gaan uiterst zorgvuldig om met de verwerking van jouw gegevens en werken er hard aan om je privacy te beschermen. KunstenHuis Idea treft voortdurend allerlei technische en beleidsmatige maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik of de wijziging ervan. Deze maatregelen bestaan onder andere uit beveiliging met behulp van een wachtwoord, encryptie, firewalls, antivirus, intrusiedetectie, anomaliedetectie en toegangsrechten voor onze werknemers. Een voorbeeld: bepaalde gevoelige informatie zoals jouw rekeningnummer is versleuteld en daardoor niet zichtbaar in de database. Deze maatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.
Melding datalek
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat wij direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra wij een ernstig datalek hebben.
Wie kan er bij jouw persoonsgegevens?
Als cursist kun je zelf bij je persoonsgegevens door in te loggen in Mijn KunstenHuis Idea. Met je Mijn KunstenHuis Idea-account kun je alle gegevens terugvinden en bewerken.
Daarnaast kunnen de financiële administratie, de cursusadministratie, sommige medewerkers en de docent (een deel van) jouw gegevens inzien. In het geval van de theaterbezoekers kunnen de financiële administratie en de theaterbeheerders de gegevens inzien.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
KunstenHuis Idea is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Wij kunnen derden inschakelen om namens ons persoonsgegevens te verwerken. Deze derden zijn in dat geval aan te merken als ‘verwerkers’. Deze verwerkers handelen steeds onder de verantwoordelijkheid van KunstenHuis Idea en mogen de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden aanwenden. Wij hebben met deze derden verwerkersovereenkomsten gesloten. KunstenHuis Idea verwerkt persoonsgegevens in een aantal systemen: de administratieve applicatie CAIN, de boekhoudkundige applicatie Exact, het ticketshopsysteem Stager, het bibliotheeksysteem Bicat en Smart Marketing Platform en Mailchimp voor de nieuwsbrieven.
In het geval van MailChimp worden persoonsgegevens buiten de E.U. of E.E.R. verwerkt, namelijk in de Verenigde Staten. Met MailChimp hebben wij een specifieke verwerkingsovereenkomst gesloten die Privacy Shield gecertificeerd is en werkt met de modelcontracten van de E.U. voor doorgifte.
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Google Analyticsdienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Wij hebben met Google een verwerkersovereenkomst gesloten en daarbij Google verboden de verkregen analytic- informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Ook hebben wij het doorsturen van IP-adressen naar Google via Google Analytics uitgeschakeld.
Waarvoor verwerkt KunstenHuis Idea persoonsgegevens?
Als je lid, bezoeker of cursist wilt worden van KunstenHuis Idea of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven en zorg dragen voor de volgende zaken:
- Facturatie
- Informatie omtrent jouw cursus of theatervoorstelling (bijv. rooster, ziekte docent, ziekte artiest)
- Informatie over alle activiteiten van het KunstenHuis via de nieuwsbrief
- Statistische analyse
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over voorstellingen, concerten, activititen, workshops, cursussen, exposities en dergelijke van KunstenHuis Idea. KunstenHuis Idea stuurt o.a. maandelijks digitaal een nieuwsbrief. Deze ontvang je als cursist automatisch, op grond van het recht op informatie. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘unsubscribe’ te klikken.
3. BEELDMATERIAAL
Hoe gaat KunstenHuis Idea om met beeldmateriaal?
Tijdens onze lessen, activiteiten en evenementen, zoals eindvoorstellingen, presentaties, concerten, optredens en soortgelijke evenementen, maken wij geregeld beeldopnames, zoals foto’s en video’s. Beeldmateriaal is voor KunstenHuis Idea belangrijk als verslaglegging, maar ook als illustratie in onze communicatie-uitingen, zoals drukwerk, social media en de website. Daarnaast is beeldmateriaal belangrijk voor onze verantwoording richting onze subsidieverstrekkers.
Bij inschrijving vragen wij je toestemming voor het gebruik van dit beeldmateriaal voor promotionele doeleinden. Mocht je geen toestemming geven, dan is het mogelijk dat je (of jouw kind) niet mee kan doen aan de eindpresentatie bij de cursussen.
Voor vragen en opmerkingen kan je contact opnemen via info@kunstenhuisidea.nl.
Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met het beeldmateriaal:
- Wij publiceren geen foto’s of video’s waardoor je schade kunt ondervinden en we plaatsen hierbij geen namen.
- Videoregistraties worden alleen gedeeld met mede-cursisten.
- Als wij foto’s willen gebruiken waarop jij of je kind prominent in beeld bent/ is, zoals op de voorkant van drukwerk zoals flyers, posters en banners, vragen we opnieuw om jouw toestemming.
Je toestemming geldt alleen voor beeldmateriaal dat is gemaakt in opdracht van KunstenHuis Idea. Het kan voorkomen dat anderen foto’s of video’s maken tijdens lessen, voorstellingen of andere activiteiten. KunstenHuis Idea heeft daar geen invloed op, maar als wij dit zien zullen wij mensen altijd vragen om terughoudend te zijn bij het publiceren ervan.
Deze toestemming kun je ten allen tijde weer intrekken (met uitzondering van de registraties van eindpresentaties en evenementen). Email ons dan met ‘verzoek tot intrekken toestemming gebruik beeldmateriaal’ en je naam via info@kunstenhuisidea.nl.
5. JOUW RECHTEN
Vragen, recht van inzage, correctie en verwijdering
Je hebt ingevolge de AVG de volgende rechten:
- Het recht op inzage en rectificatie of verwijderen van de persoonsgegevens.
- Het recht om de persoonsgegevens waarover wij beschikken van ons te ontvangen om over te kunnen dragen naar een andere organisatie.
- Het recht op beperking van de verwerking, alsmede het recht om tegen (verdere) verwerking bezwaar te maken.
- Indien de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming heb je te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken.
- Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen over ons privacy statement en voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KunstenHuis Idea kun je altijd bij ons terecht via info@kunstenhuisidea.nl. Wij doen ons best je vraag of klacht zo snel mogelijk te beantwoorden.
6. WIJZIGINGEN
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Raadpleeg daarom regelmatig deze tekst om zeker te weten dat je kennis hebt genomen van de laatste versie.
© KunstenHuis Idea | mei 2023